先に結論
まず、提出先が1つのファイルを求めているのか、レシートを別々に出すのかを確かめます。選んだ写真やPDFを「ファイルを選択」で追加し、ページを並べ替え、「写真のページサイズ」を決めてPDFを作成します。ダウンロードしたファイルを開き、日付、金額、続きのページを1つずつ確認してください。
無料ツールを開く写真を集める前に、何をまとめるかを決める
まず、どんな依頼に応えるのかを確認します。たとえば出張の経費精算なら1回の出張のレシートをまとめ、プロジェクトの報告なら日付ではなく作業ごとにまとめることもあります。これは整理の一例で、経理のルールではありません。依頼の内容がはっきりしなければ、受け取る人に確かめてください。レシートを1枚ずつ別の欄に添付する手続きなら、きれいにまとめた1つのファイルは役に立ちません。
まとめる書類と順番を、短いリストにしておきます。練習用に、新幹線の領収書、ホテルの明細書、タクシーの領収書を想像してください。これは架空の例で、実際に測ったデータではありません。ホテルの明細書が2ページあるかどうかも、1枚の画像として扱う前に確かめます。リストで数えるのはファイルの数ではなく、必要な情報です。1つのPDFに必要なページが何枚も入っていることもあれば、何枚もの写真が同じレシートの撮り直しということもあります。
レシートごとに、いちばん読みやすい写真を選ぶ
追加する前に写真を見直します。端まで写っているか、日付が読めるか、合計金額がはっきりしているか、発行した店や会社が分かる部分があるかを確認します。カメラロールには、ぶれた1枚目と、ほぼ同じ名前のきれいな2枚目が並んでいることがあります。両方入れて相手に選ばせるのではなく、使える方だけを残してください。紙のレシートが手元にあるなら、読めない写真に手を加えるより、明るさにむらが出ないように撮り直すほうが役に立つことがあります。
元の写真は、手を加えないフォルダに残しておきます。切り取りが許されている場合も、必要な内容が全部入った別のコピーを作り、ひとつしかない元の写真を上書きしないようにします。PDF Studioはページを並べるツールで、写真の傾きやゆがみを直したり、文字を読み取ったりはしません。個人情報を含む書類や正式な提出には、まとめる作業とは別に、それに合った準備が必要です。
JPGをPDFに変換してまとめる：追加したら1ページずつ確認
「ファイルを選択」で、選んだPDFと画像を追加します。プレビューが出るのを待ち、並んだカードをリストと見比べてください。PDFのレシートは複数のページを占めることがあり、写真は1枚が1ページになります。動かす前に、どちらも数えておきます。スマホやパソコンで選んだ順番が、そのまま読んでほしい順番になっているとは限りません。
つまみか矢印ボタンでページを動かし、横向きのページは回転します。続きのページは、最初のページのすぐ後ろに置きます。日付順で確認されるなら、ファイルを保存した日時ではなく、レシートに印刷された日付を使います。保存した日時は、コピーした時刻を表しているだけかもしれません。どの順番が業務の上で正しいかを、ツールが判断することはありません。重複に見えるページも、似ているだけの別のレシートでないことを確かめてから削除してください。
写真のページサイズは？A4・USレター・写真と同じ
「写真のページサイズ」で、渡し方に合う形を選びます。日本で印刷して提出するならA4が合うことが多く、米国の相手に出す書類ならUSレターが合う場合もあります。用紙の比率が求められていなければ、「写真と同じ」で余計な余白を作らずにすみます。この設定は追加した写真のページにだけ効き、すでにあるPDFのページを同じ用紙サイズに作り直すわけではありません。全部が同じように変わると思わず、混ざったページを確認してください。
幅の狭い感熱紙のレシートは、A4のページに置くと小さく見えることがあります。ふつうの倍率で、合計金額が読めるかを確かめてください。反対に、小さなレシートを大きなページいっぱいに広げても細部が増えるわけではなく、ぼやけが目立つだけのこともあります。見た目をそろえることより、読みやすさで決めてください。印刷する予定なら、たくさん刷る前に、実際の用紙の大きさで代表的なページを1枚確かめます。
容量は、提出に必要な分だけ小さくする
提出先にサイズの上限がなければ、「元の画質」から始めます。上限が決まっていれば合う値を選び、実際にできたサイズを確認します。強く圧縮すると、文字のページはくっきりしたままでも、写真やスキャンしたページの細かい部分が失われることがあります。読みやすい1ページ目だけでなく、読みにくいレシートを確かめてください。小さな合計金額や薄い1行のほうが、ページ全体の印象より大事なことがあります。
ファイルを軽くするためだけに、必要な証拠を外してはいけません。必要な内容が読める状態で上限に収まらないなら、黙って中身を変えるのではなく、受け付けてもらえる別の方法を確認します。「必要なら文字のページも画像に変換する」を使うと、文字の選択や検索にも影響します。確認する人が番号をコピーしたり、長い明細を検索したりする必要がないかを先に考えてください。サイズを小さくできたことと、使える書類になっていることは、別々に確認するポイントです。
保存したPDFをリストと照らし合わせる
PDFを作成してダウンロードしたら、保存したそのファイルを開きます。レシートのリストを順に見て、それぞれがどのページにあるかを合わせていきます。元の書類に書かれていれば、発行元、日付、通貨、合計金額を読みます。最後のページも、最初のページと同じくらい丁寧に確認してください。この確認で分かるのは自分が作ったファイルの状態で、受け取る側のどのアプリでも同じように開けることを試したわけではありません。
分かりやすいファイル名をつけ、どの版を送ったかを記録しておきます。あとで1枚だけ別に求められたら、圧縮したPDFの画面を撮るのではなく、残しておいた元の写真に戻ります。元の書類の保存方法は、会社の規程や、適用される法令に沿って決めてください。このガイドは保存期間や保存方法を定めるものではなく、まとめたPDFを正式な保存記録として保証するものでもありません。PDF Studioはファイルを端末の中で処理し、タブを閉じると並べたページは残りません。閉じる前に完成したPDFを保存しておきます。
よくある質問
写真1枚が、いつもレシート1枚になりますか？
なりません。何枚もの写真が同じ紙を写していることもあれば、1つのレシートや明細が複数のページにわたることもあります。
ファイル名の順に並べれば日付順になりますか？
なりません。レシートに印刷された日付と、提出先が求めるまとめ方を確認してください。
A4を選ぶと、既存のPDFのページもA4になりますか？
なりません。「写真のページサイズ」は追加した画像のページを決める設定で、取り込んだPDFのページをまとめて作り直すものではありません。
JPGをPDFに変換すると、レシートの文字を検索できますか？
できません。写真をページとしてまとめるだけで、文字認識（OCR）は行わないため、写真の中の文字は画像のままです。
上限に収めるために、必要なレシートを外してもいいですか？
求められた内容を黙って変えず、受け付けてもらえる別の方法を確認してください。
まとめたPDFは、正式な保存記録になりますか？
そうした保証はしていません。書類と保存についての決まりは、別に確認してください。
出典・参考情報
このガイドは、現在のLoschaZのツールと上記の出典をもとに書いています。例は説明のためのもので、すべての端末での動作や同じ結果を保証するものではありません。
