メールに添付できない重いPDFを、無料で小さくする方法

01

PDFが重くなる理由

PDFには、ふつうの文字、線や図形などのベクターデータ、大きな画像データが混在します。スキャンした書類は、文字が印刷されているように見えても中身は画像です。重さは画像の大きさと保存形式で決まるので、ページ数や見た目だけではファイルサイズを予想できません。「1ページあたり何KB」と決めつけず、元のファイルと仕上がりを実際に見てください。

書類に貼り込んだ写真も同じです。ただ、これはよい知らせでもあります。写真は、見た目がほとんど変わらないまま大きく軽くできることが多く、文字の読みやすさも変わりません。

02

PDF圧縮の手順：4つのステップで小さくする

1. PDFを追加する

   「ファイルを選択」を押してPDFを選ぶと、すべてのページがプレビューで表示されます。写真（JPG、PNG、WebP、HEIC）を追加して、ページにすることもできます。動画は英語の画面で録画していますが、日本語のページでは同じ項目が日本語で表示されます。

2. 上限を選ぶ

   「サイズの上限」で、提出先が受け付けるサイズを選びます。「10MB以下」「5MB以下」「2MB以下」「1MB以下」から選べ、「元の画質」ではすべてそのまま残ります。

3. PDFを作成する

   「PDFを作成」を押します。スキャンや写真から先に小さくなり、文字のページにある写真も縮小されます。文字そのものはくっきりしたままで、選択もできます。

4. 確認してダウンロードする

   「作成したPDF」に表示された新しいサイズを確かめてから、「PDFをダウンロード」を押します。送る前に一度ファイルを開き、小さな文字を拡大して読めるか見ておきます。

03

それでもPDFが小さくならないときは

PDF Studioは、どのページの文字もそのまま残し、そのページにある大きな写真をスキャンと同じように小さく保存します。フォント、ベクターの図、たくさんの文字は小さくできません。それでも上限に届かない場合は、小さくできた最小のサイズと、次に試せることが表示されます。

• スキャンの裏の白紙など、提出先に必要のないページを外します。
• 「必要なら文字のページも画像に変換する」をオンにします。かなり小さくなりますが、そのページの文字は選択も検索もできなくなります。
• 提出先が認めていれば上限を上げるか、「1ページずつのPDF（ZIP）」で複数のファイルに分けて送ります。

04

メールに添付できないPDFは何MBに？送り先ごとの目安

Gmailでは、添付ファイルは合計25MBまで送れます。ほかのメールサービスや会社のメールでは上限が違うことがあり、1ファイルの上限と添付全体の上限が別に決まっている場合もあります。10MB以下のPDFなら、たいていは送りやすく、スマホでもすぐに開けます。ツールに表示されるサイズは10進数のメガバイトで、1MBは1,000,000バイトです。

05

無料のPDF圧縮は安全？書類はこの端末から出ません

契約書や給与明細、本人確認書類のスキャンを、小さくするためだけによく知らないサーバーに送るのは避けたいものです。PDF Studioはすべての処理をブラウザの中で行います。ファイルはこの端末で読み込まれ、作り直され、保存されるので、アップロードはされません。PDFを扱う部品はファイルを追加したときに当サイトから読み込むため、インターネット接続は必要です。

06

画質を落とす前に、何が重いのかを見極める

うまく小さくならないときは、書類の中身と圧縮の設定を分けて考えます。高解像度のスキャンが多い、同じページが重複している、文字のページの間に大きな写真が入っている、といった理由で重くなることがあります。外してよいのは不要なページだけで、上限に合わせるために必要な裏面を削ってはいけません。ページ番号、内容の種類、必要かどうかを書いた作業用のメモを作ると整理しやすくなります。これは自分のためのメモで、ツールがPDFの中身を自動で診断するわけではありません。

ページの種類ごとに、いちばん細かい大事な部分を確かめます。レシートの合計金額、薄い印影、細い線の図は、それぞれ違う設定で読めなくなることがあります。文字の表紙はきれいなままでも、その後ろの写真で撮った証明書が読めなくなっている場合があるので、1ページ目だけでは判断できません。元のファイルの時点で読めない部分は、圧縮しても読めるようにはならないので、よりはっきりした原本を用意してください。

どうしても上限に届かないときは、何が譲れない条件なのかを確かめます。提出先によっては、複数のファイル、別の送付方法、適切な大きさで撮り直したスキャンを受け付けてくれることがあります。思い込まずに問い合わせてください。データを含む請求書など、元のデータや署名が必要な書類は、確かめずに画像へ変換しないでください。これはファイルの準備に関する話で、書類の法的な有効性を判断するものではありません。

試す回数にも区切りをつけます。上限に収まり、必要なページがすべて読めるなら、それ以上小さくしても読みにくくなるおそれが増えるだけです。使えると判断したファイルは残しておき、別の案と比べるときは同じ部分を同じ倍率で見ます。選んだファイル名と、それが提出先の条件に合う理由をメモしておけば、軽いけれど読めない試作版をあとで送ってしまうことを防げます。